Głównym problemem był chaos w dokumentach kosztowych. Faktury za beton i stal od 14 dostawców spływały w różnych terminach i lądowały w różnych folderach. Pani księgowa wpisywała je ręcznie do Excela, ale często myliła się w rubrykach przy większej liczbie pozycji.

W sierpniu 2024 roku okazało się, że jeden błąd w formule ukrył stratę na poziomie 8 400 zł na samym zbrojeniu jednej z hal. Właściciel dostawał raporty z 2-tygodniowym poślizgiem. Przez to reagował na wzrost cen paliw czy transportu dopiero wtedy, gdy budżet na dany miesiąc był już dawno przekroczony. Braki w płynności stawały się realnym zagrożeniem.

Zaczęliśmy od dokładnego audytu plików. Przez 11 dni Wojciech Piotrowski z Veruce sprawdzał, skąd dokładnie płyną dane i gdzie dochodzi do pomyłek. Zrobiliśmy 3 spotkania w biurze klienta w Gdyni, żeby zrozumieć, jak kierownicy budów raportują zużycie materiałów.

Zamiast budować wszystko od zera, postanowiliśmy wykorzystać istniejącą bazę SQL z programu księgowego. Ustaliliśmy 3 kluczowe punkty kontrolne: koszt zakupu materiałów, robocizna godzinowa oraz wynajem sprzętu ciężkiego. Skupiliśmy się na tym, co generuje największe koszty, odcinając nieistotne drobiazgi, które tylko zaciemniały obraz.

Zbudowaliśmy prosty kokpit menedżerski w Power BI, który łączy się bezpośrednio z danymi księgowymi. Teraz system sam pobiera kwoty z faktur i zestawia je z planowanym budżetem projektu. Całość odświeża się 3 razy dziennie automatycznie.

Dodaliśmy funkcję alertów na telefon. Jeśli marża na konkretnej budowie spadnie poniżej 13%, właściciel dostaje krótką wiadomość. Kierownicy budów otrzymali prosty formularz mobilny, w którym wpisują tylko najważniejsze zużycie materiałów dnia. Wszystko trafia do jednego miejsca bez wysyłania maili czy dzwonienia do biura o raporty.

Właściciel odzyskał wolne niedziele, a biuro przestało tonąć w poprawianiu błędnych tabel. Teraz każda złotówka wydana na budowie jest widoczna w systemie po maksymalnie 4.2 godzinach od zaksięgowania dokumentu.