Jak znaleźliśmy 12 niepotrzebnych kroków w procesie ofertowania

Bałagan w cennikach i cztery różne wersje Excela

Sytuacja wyglądała tak: firma zatrudnia 9 osób w biurze, z czego 3 zajmują się tylko sprzedażą i ofertowaniem. Każdy z nich miał na pulpicie inny plik z cenami komponentów. Jeden handlowiec korzystał z tabeli z lutego, drugi miał dopiski z marca, a trzeci liczył marżę 'na oko', bo nie ufał żadnemu z plików. To generowało gigantyczne błędy przy zamówieniach powyżej 14 000 złotych, gdzie pomyłka o 2% na marży oznaczała brak zarobku dla firmy.

Podczas pierwszej kawy z dyrektorem Wojciechem Piotrowskim ustaliliśmy, że nie szukamy wielkich systemów za setki tysięcy. Liczymy każdą złotówkę, więc audyt zaczął się od kartki papieru i stopera. Przez 4 dni obserwowaliśmy, jak powstaje jedna oferta na konstrukcję stalową. Okazało się, że handlowiec musi otworzyć 6 różnych okien w przeglądarce i 2 pliki PDF, żeby sprawdzić aktualną cenę stali w hurtowni w Gdyni. To był klasyczny przykład marnotrawstwa czasu.

Najgorsze było to, że po przygotowaniu wyceny, musiała ona trafić do kierownika produkcji, żeby ten potwierdził terminy. Ten mail wisiał w skrzynce średnio 19 godzin. Handlowiec w tym czasie nie wiedział, co powiedzieć klientowi, więc po prostu nie odbierał telefonów. Takie podejście sprawiało, że skuteczność zamykania sprzedaży spadła w tamtym kwartale o 13%. Bez zbędnych slajdów pokazaliśmy zarządowi, że problemem nie są ludzie, tylko brak jednego źródła prawdy o cenach.

Lista 12 kroków, które trafiły do kosza

Zrobiliśmy mapę procesu i znaleźliśmy 12 czynności, które nie wnosiły żadnej wartości dla klienta. Na liście było między innymi: ręczne kopiowanie NIP-u z bazy CEIDG, wysyłanie prośby o zgodę na rabat powyżej 4% do właściciela przez SMS oraz formatowanie koloru tabelki w Wordzie za każdym razem od zera. Te drobiazgi sumowały się do 2,5 godziny pracy nad jednym dokumentem. To się po prostu opłaca wyrzucić, jeśli chcesz skalować biznes bez zatrudniania kolejnych 2 osób do biura.

Wyeliminowaliśmy też konieczność dzwonienia na produkcję w sprawie dostępności maszyn. Wprowadziliśmy prosty widok w arkuszu, który odświeżał się co 4 godziny. Dzięki temu handlowiec widział na zielono lub czerwono, czy może obiecać termin realizacji na przyszły wtorek. Wcześniej te telefony zajmowały łącznie 47 minut dziennie każdemu pracownikowi działu sprzedaży. To była czysta strata energii, która nikomu nie służyła.

Kolejnym krokiem było wyrzucenie ręcznego przeliczania walut. Firma kupuje część części w euro, a sprzedaje w złotówkach. Handlowcy codziennie sprawdzali kurs NBP o godzinie 9:15 i wpisywali go ręcznie do swoich kalkulatorów. Zdarzały się błędy w przecinkach, które przy fakturach na 28 000 złotych kosztowały firmę realne pieniądze. Podpięliśmy prosty skrypt, który sam pobiera kurs i aktualizuje wszystkie aktywne oferty jednym kliknięciem.

Wyeliminowaliśmy zbędne kliknięcia i skróciliśmy czas przygotowania oferty z 3 dni do 38 minut.

Budowa kalkulatora, który myśli za człowieka

Zamiast wdrażać skomplikowane systemy CRM, na które firma nie była gotowa, postawiliśmy na porządny arkusz analityczny w Google Sheets. Stworzyliśmy jeden panel dla handlowca, gdzie wpisuje tylko parametry zamówienia: długość, wagę i typ materiału. Wszystkie obliczenia techniczne dzieją się pod spodem. To nie jest magia, to po prostu matematyka przełożona na kod. Dzięki temu nowa osoba w zespole, pani Anna, wdrożyła się w ofertowanie w 3 dni, a nie w 4 tygodnie.

W arkuszu zaszyta jest logika marżowania. Jeśli handlowiec chce dać rabat większy niż 6%, komórka zmienia kolor na jaskrawoczerwony i wymaga wpisania powodu. To automatycznie ograniczyło 'rozdawanie' zysków firmy bez wyraźnej potrzeby. Wcześniej handlowcy dawali maksymalne upusty, żeby tylko zamknąć temat i mieć spokój. Teraz każda złotówka jest pod kontrolą, a system sam podpowiada, jaka cena będzie optymalna dla obu stron.

Swoją drogą, najtrudniejsze wcale nie było napisanie formuł, ale przekonanie ludzi do zmiany nawyków. Przez pierwsze 11 dni testów handlowcy i tak sprawdzali wyniki na swoich starych kalkulatorach. Musieliśmy udowodnić im na 37 przykładach, że automat się nie myli. Dopiero gdy zobaczyli, że o 15:30 mają już puste biurka i wszystkie oferty wysłane, uwierzyli, że to ma sens. To się po prostu opłaca, gdy pracownik nie musi zostawać po godzinach.

Konkretne wyniki po 5 tygodniach od wdrożenia

Efekt przeszedł oczekiwania właściciela. Czas od zapytania do wysłania oferty spadł do 38-42 minut. Dzięki temu firma Veruce mogła zaraportować, że w czerwcu 2024 roku sprzedaż wzrosła o 19% przy tym samym składzie osobowym. Handlowcy zamiast walczyć z tabelkami, zaczęli dzwonić do klientów i pytać o ich potrzeby. To jest właśnie realna korzyść z automatyzacji – odzyskanie czasu na budowanie relacji, a nie na walkę z Wordem.

Liczba błędów w zamówieniach spadła niemal do zera. Wcześniej co 12 oferta zawierała pomyłkę w cenie lub terminie, co skutkowało reklamacjami i zwrotami. W ostatnim miesiącu odnotowano tylko jedno uchybienie, które wynikało z błędnego wpisania adresu przez klienta. To oszczędność rzędu 3 400 złotych miesięcznie na samej logistyce i poprawkach produkcyjnych. Liczymy każdą złotówkę, więc takie dane cieszą nas najbardziej.

Na koniec najważniejsza liczba: 147. Tyle ofert więcej udało się przetworzyć w jednym miesiącu dzięki wyrzuceniu tych 12 zbędnych kroków. Bez zatrudniania nowej osoby, bez drogich licencji i bez zbędnych slajdów. Firma ma teraz jasny proces, a pracownicy wiedzą, że ich praca ma sens. Jeśli Twoi ludzie też toną w papierach, zastanów się, czy nie robicie 12 kroków za dużo. Zapraszamy do kontaktu, by sprawdzić, co da się uprościć u Ciebie.

Liczba błędów w zamówieniach spadła niemal do zera, co oszczędza firmie 3 400 zł miesięcznie.