Raport: Jak 47 firm z Pomorza liczy koszty pozyskania klienta

Realny koszt telefonu od klienta

Podczas pracy z grupą 47 właścicieli firm z Gdańska i Gdyni zauważyliśmy powtarzalny schemat. Większość z nich liczy koszty marketingu, dzieląc wydatki na reklamy przez liczbę podpisanych umów. To błąd, który ukrywa faktyczne wydatki na obsługę zapytań, które nigdy nie stały się sprzedażą. W branży usługowej średni koszt pozyskania leada (namiaru) wynosił w marcu 2024 roku około 42 zł, ale po uwzględnieniu czasu pracy handlowca, kwota ta wzrastała do 87 zł.

Zastosowanie prostych tabel do śledzenia konwersji pozwoliło trzem firmom transportowym z naszego raportu obniżyć te wydatki o 11% w ciągu zaledwie 34 dni. Kluczem nie było wydawanie mniejszych kwot, ale przesunięcie budżetu tam, gdzie marża była najwyższa. To się po prostu opłaca, gdy wiesz, że każde 100 zł wydane na Facebooku przynosi 412 zł czystego zysku, a nie tylko 'ruch na stronie'.

Być może brzmi to skomplikowanie, ale liczymy każdą złotówkę i tego samego uczymy na warsztatach przy al. Grunwaldzkiej. Wystarczy jeden rzetelny arkusz, aby przestać przepalać budżet na działania, które dają tylko złudne poczucie zajętości zespołu sprzedaży.

Większość firm na Pomorzu niedoszacowuje kosztu pozyskania klienta o blisko 23%, bo zapomina o koszcie czasu pracownika.

Gdzie uciekają pieniądze w marketingu?

Analiza 12 firm z sektora budowlanego wykazała, że najwięcej pieniędzy marnuje się na zapytania, które nie pasują do profilu klienta. Średnio 6 na 10 telefonów dotyczyło usług, których firma i tak nie chciała realizować. Bez filtrów w systemie CRM lub zwykłym Excelu, zespół tracił około 4.43 godziny tygodniowo na rozmowy z ludźmi bez budżetu. To konkretny koszt, który obciąża wynik finansowy na koniec miesiąca.

Wprowadzenie automatycznego formularza z wstępną wyceną u jednego z naszych klientów z Sopotu zredukowało liczbę pustych przebiegów o 31%. Dzięki temu handlowiec mógł skupić się na 5 konkretnych ofertach dziennie zamiast na 14 przypadkowych rozmowach. Liczby nie kłamią – mniej pracy przy telefonie dało o 14% więcej zamkniętych transakcji w drugim kwartale 2024 roku.

Przejdźmy do konkretów: jeśli Twoja firma nie mierzy czasu poświęconego na obsługę zapytania, Twój CAC jest fikcją. Raport pokazuje, że uwzględnienie stawki godzinowej pracownika w procesie sprzedaży podnosi realny koszt pozyskania klienta średnio o 118 zł w branży B2B.

Automatyzacja to nie tylko trudne słowa

Wielu przedsiębiorców boi się słowa automatyzacja, myśląc o drogich systemach za tysiące złotych. Prawda z naszych warsztatów jest inna. Dla 32 firm z naszej grupy badawczej wystarczyło połączenie prostego arkusza Google z formularzem na stronie przez darmowe narzędzie. Cały proces wdrożenia zajął nam 6 godzin podczas wspólnej sesji przy kawie. Efekt? Dane o kosztach spływają same, bez ręcznego wpisywania każdej faktury.

Jedna z małych hurtowni elektrycznych, z którą pracowaliśmy w lipcu 2024, dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędziła 1800 zł na obsłudze administracyjnej w pierwszym miesiącu. Pracownik, który wcześniej przepisywał dane z maili do tabeli, mógł w tym czasie przygotować 7 dodatkowych ofert dla stałych klientów. Bez zbędnych slajdów pokazujemy, jak takie małe zmiany sumują się w skali roku do konkretnych kwot.

W Veruce wierzymy, że system ma pracować na Ciebie, a nie Ty na system. Jeśli Twój raport sprzedaży generuje się dłużej niż 3 minuty, to znaczy, że tracisz czas na rzeczy, które komputer zrobi szybciej i bez błędów.

Automatyzacja w małej firmie to często kwestia 6 godzin pracy nad arkuszem, a nie zakupu drogiego oprogramowania.

Jak sprawdzić swój wynik w 15 minut?

Aby zacząć liczyć CAC jak profesjonalista, zbierz wszystkie wydatki na reklamę z ostatniego miesiąca, dodaj do nich wynagrodzenie osób zajmujących się sprzedażą i podziel przez liczbę nowych, opłaconych faktur. Jeśli wynik jest wyższy niż 25% wartości średniego zamówienia, masz problem z rentownością. Taką prostą diagnostykę przeprowadziliśmy u 47 firm i tylko 11 z nich miało te proporcje pod kontrolą.

Heads-up: często okazuje się, że najtańsze źródła klientów generują najwięcej problemów przy realizacji. Jeden z warsztatów samochodowych z Gdańska-Oliwy odkrył, że klienci z portali ogłoszeniowych generują o 42% więcej reklamacji niż ci z polecenia. Dzięki twardym danym właściciel podjął decyzję o wyłączeniu płatnych ogłoszeń i zainwestowaniu w program lojalnościowy, co ustabilizowało zyski w Q3 2024.

Nie musisz wierzyć nam na słowo. Przejrzyj swoje wyciągi bankowe z ostatnich 3 miesięcy i zestaw je z listą nowych klientów. Jeśli liczby się nie spinają, zapraszamy na nasze spotkania w Gdańsku. Pokażemy Ci, jak ustawić system, który sam pilnuje tych wskaźników.