Dlaczego Twój Excel kłamie o marży i jak to naprawić

Ukryte koszty, których Excel nie widzi

Pierwszy błąd to ignorowanie kosztów zmiennych, które zjadają zysk po cichu. W Veruce często widzimy arkusze, gdzie cena zakupu jest zestawiona z ceną sprzedaży, ale brakuje tam takich pozycji jak koszt przelewu walutowego (często około 45-85 zł za operację) czy drobne opłaty logistyczne. Przy 47 różnych produktach w ofercie, te małe kwoty sumują się do pokaźnych strat. Jeśli sprzedajesz towar za 124 złote, a przesyłka podrożała o 1,30 zł, Twoja marża już nie jest taka, jak myślisz.

Szczerze mówiąc, większość menedżerów zapomina też o kosztach zwrotów i reklamacji. Statystycznie w małych hurtowniach około 3,2% towaru wraca do magazynu. Jeśli Twój arkusz nie uwzględnia tego współczynnika w modelu marżowym, to okłamujesz samego siebie. Wystarczy jedna zła formuła w kolumnie K, by cały raport roczny był wart mniej niż papier, na którym go wydrukujesz. To się po prostu opłaca – policzyć każdy detal teraz, zamiast dziwić się w grudniu.

Liczmy każdą złotówkę. Warto dodać do tabeli kolumnę z tzw. marżą brutto 2, która odejmuje od zysku prowizje dla pośredników płatności (jak te 1,5% za transakcję kartą). Dopiero wtedy zobaczysz, ile realnie zostaje w kasie po każdym zamkniętym koszyku. Bez zbędnych slajdów – po prostu czysta tabela z poprawnymi odniesieniami.

Jeśli sprzedajesz towar za 124 złote, a przesyłka podrożała o 1,30 zł, Twoja marża już nie jest taka, jak myślisz.

Marża vs Narzut – błąd za 12 800 złotych

To klasyka, którą spotykamy na co dzień podczas szkoleń w Gdańsku. Ludzie mylą narzut z marżą. Jeśli kupujesz coś za 80 zł i nakładasz 20 zł marży, to masz 100 zł ceny sprzedaży. Twój narzut to 25%, ale marża to tylko 20%. Brzmi to jak drobna różnica, ale przy obrocie rzędu 83 000 zł miesięcznie, takie pomylenie pojęć prowadzi do niedoszacowania zysku o tysiące złotych. Jeden z naszych klientów z Gdyni przez 11 miesięcy myślał, że zarabia więcej, bo mylił te dwa pojęcia w swojej głównej tabeli.

Naprawa tego błędu zajmuje w Excelu około 14 minut. Wystarczy zmienić mianownik w dzieleniu. Zamiast dzielić zysk przez koszt zakupu, dzielisz go przez cenę sprzedaży netto. Brzmi to prosto, ale w ferworze pracy, gdy masz do sprawdzenia 156 pozycji, łatwo o pomyłkę. Dlatego w Veruce uczymy, jak budować mechanizmy kontrolne, które same wyłapują takie anomalie w formułach.

Automatyzacja pobierania danych z systemów

Ręczne wpisywanie cen to proszenie się o kłopoty. Wystarczy jedno omsknięcie palca na klawiaturze i zamiast 38,00 zł wpiszesz 3,80 zł. Przy 124 transakcjach dziennie nikt tego nie wyłapie ręcznie. Rozwiązaniem jest połączenie arkusza bezpośrednio z bazą danych SQL lub systemem sprzedażowym. Dzięki Power Query możesz odświeżyć dane jednym kliknięciem. To nie jest żadna magia, to po prostu solidna rzemieślnicza praca nad systemem.

Heads-up: Excel ma swoje limity, ale dla firmy zatrudniającej 9 osób jest w zupełności wystarczający, o ile wie się, jak z niego korzystać. Zamiast kupować drogie systemy za 12 000 zł rocznie, lepiej poświęcić 3 godziny na porządne ustawienie importu danych. Wtedy Twój raport o marży będzie zawsze aktualny, a Ty przestaniesz tracić czas na kopiowanie i wklejanie danych z PDFów czy maili od dostawców.

Prosty audyt arkusza w 5 krokach

Zacznij od sprawdzenia kolumny z ceną zakupu. Czy zawiera ona podatek VAT? To najczęstszy powód, dla którego liczby się nie zgadzają. Następnie zweryfikuj, czy wszystkie formuły w dół tabeli są identyczne. Czasem ktoś ręcznie nadpisze jedną komórkę (np. w wierszu 47) i cały wynik końcowy jest przekłamany. To częsty błąd w firmach, gdzie nad jednym plikiem pracuje więcej niż 3 osoby.

Ostatnim krokiem jest porównanie sumy zysku z Excela z raportem z konta bankowego z ostatnich 31 dni. Różnica nie powinna być większa niż 1-2%. Jeśli jest większa, to znaczy, że Twój model finansowy przecieka. W Veruce nie lubimy lania wody, więc polecamy zrobić ten test jeszcze dziś przed wyjściem z biura. To najszybszy sposób, żeby sprawdzić, czy Twój biznes faktycznie zarabia tyle, ile myślisz.

Być może nie jesteśmy najtańsi na rynku szkoleń, ale nasze metody pozwalają odzyskać te uciekające pieniądze już w pierwszym kwartale po warsztatach. Liczymy każdą złotówkę, bo wiemy, jak trudno jest ją zarobić w dzisiejszych realiach rynkowych. Pamiętaj, że Excel to tylko narzędzie – to Ty musisz wiedzieć, jakie pytania mu zadać.

Różnica między zyskiem z Excela a kontem bankowym nie powinna być większa niż 2%.