Zespół handlowy liczący 4 osoby przygotowywał około 30 ofert dziennie. Każda wycena zajmowała średnio 14 minut, ponieważ dane o 1 800 produktach były rozproszone w 4 osobnych plikach Excel. Szczerze mówiąc, panował tam spory bałagan w marżach – handlowcy często wpisywali rabaty 'na oko', co generowało błędy finansowe na poziomie 1 200 zł miesięcznie. Firma traciła potencjalnych klientów, którzy nie chcieli czekać godziny na prostą wycenę klocków hamulcowych czy filtrów.

Wojciech Piotrowski rozpoczął pracę od audytu danych w drugim tygodniu maja 2024. Zamiast szukać drogich programów, postanowiliśmy naprawić to, co handlowcy już znali – arkusze kalkulacyjne. Skupiliśmy się na wyeliminowaniu ręcznego wpisywania nazw i cen. Wyodrębniliśmy 340 najczęściej zamawianych pozycji, które stanowiły 79.1% obrotu, i ustandaryzowaliśmy ich opisy w jednej bazie danych.

Zbudowaliśmy prosty generator ofert w Google Sheets, który korzysta z list rozwijanych i funkcji wyszukiwania. Teraz handlowiec wybiera nazwę części, a system automatycznie pobiera aktualną cenę zakupu i dolicza odpowiednią marżę. Całość kończy się jednym kliknięciem w przycisk 'Generuj PDF', który zapisuje gotowy dokument na dysku i czyści formularz pod kolejne zapytanie.

Dzięki nowemu narzędziu czas przygotowania standardowej oferty spadł z 14 minut do nieco ponad 7 minut. Handlowcy nie boją się już trudnych wycen, co przełożyło się na większą liczbę wysyłanych propozycji każdego dnia.